Datenschutzhinweise an Mandanten

Dem Steuerbüro

Gitta Lebiedzinska, Steuerberaterin / Dipl.-Betriebswirtin (BA), Bregstraße 34, 78120 Furtwangen

(nachstehend auch als „Steuerberater“ bezeichnet) ist der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten bei deren Verarbeitung ein wichtiges Anliegen. Wir möchten, dass Sie sich im Hinblick auf diese Datenverarbeitung sicher fühlen. Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie über die Datenverarbeitung in unserer Kanzlei.

Verantwortliche/r

Gitta Lebiedzinska
Steuerberaterin / Dipl.-Betriebswirtin (BA)
Bregstraße 34
78120 Furtwangen
E-Mail: steuerebuero@lebiedzinska.de
Tel.: (07723) 914 54 – 0
Fax: (07723) 914 54 – 29

Personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.

Darunter fallen beispielsweise Informationen wie Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer, Ihre Sprache, Ihr Land/Standort, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Zahlungsarten/Bankverbindungen, Ihr Geburtsdatum sowie die für eine angemessene Mandatsausführung benötigten Informationen.

Wir verarbeiten im Rahmen des steuerlichen Mandats auch besondere Arten oder Kategorien von personenbezogenen Daten, aus denen die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen (Spendenbescheinigungen), religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen (für kirchensteuerliche Zwecke) oder die Gewerkschaftszugehörigkeit (etwa Absetzbarkeit von Mitgliedsbeiträgen) oder Gesundheitsdaten (z. B. Geltendmachung von Sonderausgaben) hervorgehen. Wir nehmen keine Verarbeitung von genetischen Daten oder von biometrischen Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person oder von Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer natürlichen Person vor.

Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nach den nachstehend dargestellten Vorgaben und Voraussetzungen im Rahmen einer automatisierten Verarbeitung entweder aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligungserklärung oder basierend auf einer einschlägigen gesetzlichen Ermächtigungsgrundlage. Andernfalls erfolgt keine Datenverarbeitung. Wenn wir uns auf eine gesetzliche Ermächtigungsgrundlage stützen, ist dies Art. 6 DSGVO.

Die Datenverarbeitung erfolgt für die Erfüllung des Mandatsvertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b) DSGVO.

Die Datenverarbeitung erfolgt außerdem zur Erfüllung der gesetzlichen Pflichten, denen wir als Steuerberater unterliegen gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO.

In den Fällen, in denen die Datenverarbeitung auf die Ermächtigungsgrundlage bezogen auf das berechtigte Interesse des Steuerberaters gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO gestützt wird, bestehen rechtliche oder wirtschaftliche Interessen des Steuerberaters.

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns, soweit dies nicht auf eine gesetzliche Ermächtigungsgrundlage gestützt wird, gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO nur verarbeitet, wenn Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilen. Hierfür haben Sie die Möglichkeit, Ihre Einwilligungserklärung freiwillig abzugeben. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit zur Einsicht anfordern und zu jedem Zeitpunkt durch eine E-Mail oder per Post an uns widerrufen. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Zulässigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung. Unsere Kontaktdaten finden Sie am Ende dieser Datenschutzerklärung.

Die von uns direkt bei Ihnen erhobenen personenbezogenen Daten sind für den Abschluss des jeweiligen Mandatsvertrags erforderlich. Um den jeweiligen Vertrag durchführen zu können, sind Sie vertraglich verpflichtet, die erforderlichen Daten zur Verfügung zu stellen. Eine Nichtbereitstellung der erforderlichen personenbezogenen Daten kann dazu führen, dass die Vertragserfüllung seitens des Steuerberaters nicht durchgeführt werden kann.

Zweck der Datenverarbeitung

Der Umfang der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wird durch die nachfolgend dargestellten jeweiligen Zwecke begrenzt.

Der Steuerberater verarbeitet personenbezogene Daten des Mandanten insbesondere zum Zwecke der ordnungsgemäßen Ausführung, Abwicklung und Weiterentwicklung des Mandatsvertrags einschließlich der Korrespondenz sowie zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Verpflichtungen als Steuerberater.

Die Verarbeitung erfolgt außerdem zur Bearbeitung im Rahmen von gegenseitigen Ansprüchen aus dem Steuerberatungsvertrag (z. B. Rechnungsstellung, Leistungs-, Vergütungs- und Haftungsansprüche, usw.).

Übermittlung personenbezogener Daten

Die Übermittlung von personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nur in Ihrem Auftrag und mit Ihrem Einverständnis. Wir geben personenbezogene Daten im Rahmen des Mandatsverhältnisses insbesondere an folgende Empfänger weiter:

  • Finanzbehörden und Gerichte

  • Sozialversicherungsträger

  • Bundesanzeiger Verlag GmbH

  • Banken, Kreditinstitute, Versicherungen und Berufsgenossenschaften

  • Auftragsverarbeiter (z. B. Rechenzentren, IT-Dienstleister, Druckdienstleister, Entsorgungsfirmen, usw.) deren Dienstleistungen wir nur nutzen, soweit diese als mitwirkende Person auf die Wahrung unserer Berufsgeheimnisse gem. § 203 Abs. 3 Strafgesetzbuch verpflichtet sind

  • je nach Auftrag an weitere Empfänger, die wir mit Ihnen abstimmen.

Ist für das Erbringen einer Leistung oder für die Beantwortung einer Anfrage die Übermittlung der personenbezogenen Daten an einen externen Dienstleister erforderlich, stellen wir durch technische und organisatorische Maßnahmen unter Beachtung der Anforderungen der DS-GVO sicher, dass die gesetzlichen Bestimmungen des Datenschutzes eingehalten werden. Der Steuerberater verpflichtet die externen Dienstleister darüber hinaus zur Einhaltung der einschlägigen gesetzlichen Datenschutzbestimmungen, zur vertraulichen Behandlung und unverzüglichen Löschung der personenbezogenen Daten, sobald diese nicht mehr benötigt werden.

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR) findet nur statt, soweit dies zur Ausführung des Mandatsvertrages (z. B. Zahlungsaufträge) erforderlich oder Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben oder dies anderweitig gesetzlich zulässig ist. In diesem Fall ergreifen wir Maßnahmen, um den Schutz Ihrer Daten sicherzustellen, beispielsweise durch vertragliche Regelungen. Wir übermitteln ausschließlich an Empfänger, die den Schutz Ihrer Daten nach den Vorschriften der DSGVO für die Übermittlung an Drittländer (Art. 44 bis 49 DSGVO) sicherstellen.

Speicherung von personenbezogenen Daten

Die Höchstdauer der Speicherung ist abhängig davon, welchem Zweck die Datenverarbeitung dient. Die Dauer der Speicherung richtet sich danach, für welchen Zeitraum die Speicherung zur Zweckerfüllung (z. B. hinsichtlich der Vertragsabwicklung) oder zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (z. B. handelsrechtliche und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten nach dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung) erforderlich ist. Zudem richtet sich die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten auch danach, ob diese zur Geltendmachung oder Ausübung von Rechtsansprüchen oder zur Verteidigung gegen Rechtsansprüche erforderlich sind.

Die personenbezogenen Daten werden bei uns für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert. In der Regel sind dies 10 Jahre zuzüglich einer Karenzzeit von weiteren 4 Jahren, um Fälle einer möglichen Ablaufhemmung zu erfassen. Nach Ablauf von 14 Jahren prüfen wir, ob Gründe für eine weitere Aufbewahrung vorliegen.

Sicherheit

Der Steuerberater trifft alle notwendigen technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen unter Berücksichtigung der Vorgaben der Art. 24, 25 und 32 DSGVO, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust, Zerstörung, Zugriff, Veränderung oder Verbreitung Ihrer Daten durch unbefugte Personen und Missbrauch zu schützen. So werden Ihre Daten in einer sicheren Betriebsumgebung gespeichert, die der Öffentlichkeit nicht zugänglich ist.

Sollten Sie mit dem Steuerberater über E-Mail in Kontakt treten wollen, weisen wir darauf hin, dass die Vertraulichkeit der übermittelten Informationen nicht gewährleistet ist. Der Inhalt von E-Mails kann möglicherweise von Dritten eingesehen werden. Wir empfehlen Ihnen daher, uns vertrauliche Informationen ausschließlich über den Postweg zukommen zu lassen.

Ihre Rechte

Sie haben nach Art. 15 DSGVO ein Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre personenbezogene Daten. Weiterhin steht Ihnen nach Art. 16 DSGVO ein Recht auf Berichtigung, nach Art. 17 DSGVO ein Recht auf Sperrung und Löschung (“Vergessenwerden”) Ihrer Daten, nach Art. 18 DSGVO ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung sowie nach Art. 20 DSGVO ein Recht auf Datenübertragbarkeit in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu.

Soweit wir die Verarbeitung für bestimmte Zwecke Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung durchführen, haben Sie nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Nach Erhalt Ihres Widerrufs werden wir die Datenverarbeitung für die Zwecke einstellen, für die Sie uns die Einwilligung erteilt haben. Die Rechtmäßigkeit vor Erhalt Ihres Widerrufs bleibt unberührt.

Widerspruchsrecht: Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten zur Wahrung von berechtigten Interessen im Sinne von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO verarbeiten, haben Sie nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO das Recht, dieser Verarbeitung aus Gründen zu widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Gegen die Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung können Sie gem. Art. 21 Abs. 2 DSGVO jederzeit ohne Begründung widersprechen. Um Ihre Widerspruchsrecht auszuüben, genügt eine formlose Mitteilung an uns (z. B. per E-Mail an steuerbuero@lebiedzinska.de) mit der Angabe, welcher Datenverarbeitung Sie widersprechen.

Wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Datenschutz-Grundverordnung verstößt, haben Sie das Recht zur Beschwerde nach Art. 77 Abs. 1 DSGVO bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz (in der Regel Landesbeauftrage für Datenschutz und Informationsfreiheit). Die Beschwerde kann insbesondere bei der Aufsichtsbehörde eingelegt werden, die am Ort Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes zuständig ist. Am Sitz unserer Kanzlei ist folgende Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zuständig:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Königstrasse 10 a
70173 Stuttgart

Diese Hinweise entsprechen dem Rechtsstand vom 25. Mai 2018. Wir behalten uns vor, unsere Datenschutzhinweise an Änderungen in den Vorschriften oder der Rechtsprechung anzupassen.

 

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie bei Fragen bezogen auf die vorstehend genannten Rechte ebenso wie bei Anregungen wenden Sie sich bitte an: Gitta Lebiedzinska, Steuerberaterin/ Dipl.-Betriebswirtin (BA), Bregstraße 34, 78120 Furtwangen, Tel. (07723) 914 54 – 0